Nonostante viviamo nell’epoca della digitalizzazione, sono ancora numerose le imprese che organizzano i loro processi e le loro attività attraverso la creazione di file di testo, tabelle Excel, scambi di email e passaggi di mano in mano di un’enorme mole di documentazione cartacea.
Questo sistema può sembrare funzionale, ma comporta ingenti perdite di tempo e sprechi di risorse, oltre che un elevato rischio di errori e di perdite di dati. Utilizzare sistemi “tradizionali” di gestione può essere un valido supporto ai task aziendali, ma tutti i business che desiderano essere competitive dovrebbero oggi dotarsi di un’organizzazione quanto più snella e performante possibile.
Un ottimo passo da cui partire è quello di dotarsi di software gestionali aziendali. Di che si tratta?
Cosa sono i software gestionali
Un software gestionale non è altro che un programma informatico che consente di automatizzare tutti i più importanti flussi di lavoro, le informazioni e i processi aziendali: tramite questi tools possono essere gestiti in maniera efficiente la fatturazione, gli scambi documentali, il lavoro dell’HR, la produzione, la logistica e ogni altro reparto.
Sempre più spesso il successo delle imprese è determinato dalla loro capacità di perfezionare e affinare sempre di più la gestione dei loro processi interni. Un software gestionale è la chiave per monitorare con efficienza ogni workflow e offrire alle risorse umane coinvolte un metodo pratico per svolgere al meglio le loro mansioni.
Un gestionale aziendale di valore rende infatti ogni lavoro più preciso e più veloce, e consente inoltre di ridurre drasticamente la possibilità che errori umani vadano a inficiare il risultato del flusso di lavoro. Un software può infatti coadiuvare l’azione umana, consentendo una riduzione di quelle operazioni ridondanti e ripetitive, che spesso sono la maggiore fonte di errori e intoppi.
Inoltre, utilizzare un software gestionale incrementa i livelli di sicurezza: i tools professionali riescono a massimizzare la cyber security di ogni impresa, rendendo sicuri gli accessi e l’archiviazione dei dati aziendali più sensibili.
Un processo eseguito in maniera più veloce è anche generalmente un processo più economico: introdurre in azienda un gestionale potrebbe portare a netti guadagni non solo a livello di tempi, ma anche in termini di budget. Consentire alle risorse umane l’accesso a un software di gestione apre inoltre le porte all’organizzazione in remoto di molte funzioni aziendali, che possono essere svolte anche da sedi di lavoro diverse da quella principale.
Che tipologie di software gestionali esistono?
I software più diffusi, nonché ormai indispensabili nelle aziende, sono i sistemi di gestione documentale, anche detti Document Management Systems (DMS). I documenti sono infatti i mattoni principali sui quali si regge l’intera vita di un’impresa ed è essenziale trovare un modo smart per gestirli. Software online, come https://www.regystrum.com/ sono nati appositamente con lo scopo di protocollare i documenti, archiviarli e diffonderli all’interno del team aziendale, per assegnarli a chi dovrebbe conoscerli o usarli nelle sue mansioni.
I software di gestione della fatturazione sono altrettanto importanti e consentono un’amministrazione particolarmente comoda ed efficace dei principali aspetti della contabilità, pane quotidiano per ogni azienda. I software per il project management sono un altro dei pilastri fondanti delle imprese più organizzate: permettono infatti di gestire tutti i processi lavorativi, scomponendoli in singole tasks e assegnandole ai membri del team che devono occuparsene.
Allo stesso modo anche la produzione o la logistica possono essere migliorate attraverso software gestionali, in grado ormai di pianificare le operazioni industriali, di gestire acquisti e giacenze in magazzino o di monitorare le spedizioni. I software ERP (Enterprise Resource Planning) si occupano infine di integrare tra di loro tutti i processi più rilevanti di un’impresa, connettendoli strategicamente in modo da creare un sistema globale dalle performances realmente ottimizzate.